Готовая система — CRM, сервис задач, портал, складская программа — почти всегда кажется дешевле. Подписка понятна, запуск быстрый, ничего разрабатывать не нужно. Иногда так и есть. А иногда через год компания платит за лицензии, доработки и обходные пути больше, чем стоила бы своя система.
Ниже — как понять, какой из двух случаев ваш.
Когда хватит готовой системы
Коробочное решение — хороший выбор, если:
- процессы типовые. Продажи, задачи, документооборот устроены так же, как у сотен других компаний, и коробка их уже умеет;
- нужен быстрый старт. Система нужна через две недели, а не через полгода;
- процесс пока не устоялся. Компания только нащупывает, как работать, и заказывать разработку под ещё не сложившийся процесс рано;
- пользователей немного, и стоимость лицензий небольшая;
- процесс не отличает вас от конкурентов. Бухгалтерия, кадровый учёт, почта — здесь редко нужна уникальность.
В этих случаях своя разработка — это деньги и месяцы на то, что уже существует. Честнее подключить готовое и вложить бюджет в то, что действительно делает компанию особенной.
Когда коробка становится дороже
Проблемы начинаются не в день покупки, а позже. Типичные признаки того, что готовая система обходится дороже, чем кажется:
Процесс подгоняют под систему. Сотрудники делают лишние шаги, потому что «система так не умеет». Каждый лишний шаг — минуты, умноженные на число людей и рабочих дней.
Вокруг системы растут таблицы. Часть данных ведут в коробке, часть — в таблицах рядом, потому что нужного поля или отчёта нет. Сверка вручную становится чьей-то постоянной работой.
Доработки стоят как новая система. Коробку можно настроить и расширить, но у каждой платформы есть предел. За ним каждая доработка дорожает, а при обновлении самой платформы её приходится проверять и чинить заново.
Лицензии растут вместе с компанией. Подписка за пользователя выглядит скромно на десять человек. На несколько сотен сотрудников и несколько лет это уже серьёзная сумма, которая не превращается в актив: перестали платить — система перестала работать.
Данные должны оставаться у вас. Некоторые компании не могут хранить данные сотрудников или клиентов в чужом облаке. Не каждая коробка ставится на собственные серверы, а та, что ставится, часто стоит иначе.
Нужна глубокая связь с другими системами. Если система должна обмениваться данными с учётом, складом, сайтом и мобильным приложением, ограничения API коробки быстро становятся ограничениями вашего бизнеса.
Как сравнить честно
Сравнивать нужно не цену подписки с ценой разработки, а полную стоимость владения за несколько лет. Для готовой системы она складывается из:
- лицензий на всех пользователей за выбранный срок, с учётом роста штата;
- внедрения и настройки;
- доработок и их поддержки при обновлениях платформы;
- времени сотрудников на обходные пути и ручную сверку.
Для своей разработки:
- разработки первой версии;
- инфраструктуры — серверов или облака;
- поддержки и развития после запуска.
Корпоративная система или CRM на заказ стоит от 6,8 млн ₽ и делается за 5–7 месяцев. Если трёх-четырёхлетняя стоимость владения коробкой с доработками сопоставима с этой суммой, своя система обычно выигрывает: она точно повторяет ваш процесс, принадлежит вам и не дорожает с каждым новым сотрудником.
Самая недооценённая строка — время людей. Пять минут лишних действий в день на одного сотрудника кажутся мелочью. На сотню сотрудников и год это уже тысячи часов.
Смешанный вариант
Выбор не обязательно бинарный. Часто разумнее всего:
- оставить коробку для типовых задач — бухгалтерии, почты, кадрового учёта;
- сделать своё для того, что отличает компанию, — ключевого процесса, сервиса для клиентов, внутреннего портала;
- связать их через API, чтобы данные не приходилось переносить руками.
Так компания не переплачивает за разработку того, что уже существует, и не подстраивает главный процесс под чужую логику.
Вопросы перед решением
Прежде чем выбирать, полезно честно ответить на несколько вопросов:
- Этот процесс даёт нам преимущество перед конкурентами или он такой же, как у всех?
- Сколько сотрудников будет пользоваться системой через два-три года?
- Сколько времени люди уже тратят на обходные пути в текущей системе?
- Какие системы новое решение должно знать и с какими обмениваться данными?
- Где должны храниться данные?
- Что будет, если поставщик коробки поднимет цены или изменит условия?
Если на первый вопрос ответ «такой же, как у всех», а на последний — «переживём», скорее всего, коробки хватит.
Что дальше
Если ответы склоняют к своей системе, не обязательно строить её целиком сразу. Первая версия с ключевым сценарием выходит за 2–3 месяца, дальше функции добавляются итерациями по две недели. А на время перехода новая система может работать рядом с коробкой и забирать у неё процессы по одному.
Подробнее о том, как мы разрабатываем корпоративные системы и CRM, — на странице разработки ПО на заказ. На консультации поможем сравнить варианты для вашей задачи, в том числе если окажется, что вам подойдёт готовое решение.
Коробка и своя система — не соперники, а инструменты для разных задач. Вопрос только в том, какой процесс вы готовы отдать типовому решению, а какой — нет.
